블라베의 취향편지

그룹메일계정으로 메일을 보내야할 경우가 있다. (2탄이다)

업무용으로 외부 클라우드 또는 IT 솔루션 이용계약시 내 개인메일 주소가 아닌 프로젝트 공유 수신용으로 사용하는 그룹메일주소를 솔루션 계약에 사용하게 되는 경우가 있는데, 이때 메일주소의 인증을 위해 메일회신을 해야하는 경우에 유용하다.

참고로, 앞의 1탄은 '그룹스' 기능을 이용하는 것인데, 수신자 지정과 숨은참조 지정이 안된다는 점과, 메일화면에서 그룹스 화면으로 옮겨가서 사용해야하는 등의 불편이 있었다.

이번 2탄은, 구글메일 화면에서 메일 보내기 할 때 발신자 주소를 변경하여 메일 보내는 방법이고, 여기에서 그룹메일 주소를 활용하는 것이 되겠다.

설정 과정에서 구글의 메일 인증절차가 있으니,  내가 소속된 그룹메일주소라야 진행이 편하다는 점을 참고바란다.

그럼, 아래 번호 순으로 설정해보자.

(1) ~ (2) 사용자의 구글메일 화면에서 설정 메뉴로 이동  

(3) ~ (4) "다른 이메일 주소 추가"를 클릭하고,

(5) 팝업화면의 내용을 등록하고 '확인 메일 보내기'를 클릭한다.

(6) 내 받은 편지함에서 확인메일을 찾아서 승인 링크를 클릭한다.

(7) 다시 메일 설정으로 돌아와서 주소 정보가 정상인지 확인한다.

(8) 편지 쓰기 화면에서 '보낸사람'을 클릭하여 그룹메일주소를 선택해주고 메일을 보낸다.

* 기타

  구글 Workspace 설정에서 그룹메일의 관리자 권한있는 경우만 발신될 수도 있으니 참고바람

끄읕 ~

회사 업무 메일이 구글워크스페이스를 사용하는데,

회사 외부의 고객, 협력사 등에 공지메일을 보내야할 때가 있는데, 내 계정이 아닌 팀 또는 회사대표성격을 띄는 메일 계정을 이용해서 메일을 보내야할 경우가 있다.

이 때, 공지메일을 보내는 발신전용의 기능만을 위해서,  유료 사용자 계정을 만들어서 메일을 보내면 되지만, 회신오는 메일을 확인하는게 번거로웠다. 그리고, 가끔 사용하는 기능을 위해서 유료 계정 한개 요금을 유지해야하는 것도 아깝기도 해서 다른 방법이 없는지 찾아보았다.

그룹메일은, 주로 부서 또는 프로젝트 단위로 단체로 메일을 받기 편하도록 만들어진 기능이고, 그룹메일은 무료라서 편리하게 많이 사용하는 기능이다. 이 그룹메일 ID를 활용해서 메일 발신을 할 수 있으면 좋지 않을까하여 Google Workspace 자료를 찾아보았지만, 그룹메일에서 메일 발신하는 설명은 찾을 수가 없었다. 셀프로 삽질을 해보기로하고, 그룹메일의 설정 기능을 살펴보면서 이것저것 테스트해보니 그룹메일에서 메일을 발송하는 방법이 있었다.

테스트한 내용은 아래와 같다.

1. 구글웍스 관리자에서, 메일 발송에 사용할 그룹메일 이름을 partner_noreply@mycompany.com 으로 생성했고, 내 계정을 이 그룹메일의 관리자로 등록했다. (그룹메일 등록 방법은 생략)

2. 내 계정으로 구글메일 로그인 후 '그룹스' 메뉴에서 이 그룹메일의 '그룹설정' 화면을 찾아 들어간다. 첨부 그림 (1) ~(5)까지 참고.

3. '그룹을 대표하여 게시할 수 있는 사용자' 항목에서 '그룹관리자'와 '그룹회원'까지 권한을 부여하고,
    '기본발신자'를 '그룹주소'로 설정하고 저장한다. 첨부그림 (6)~(8) 참고.

 여기까지 하면 준비는 되었고,

4. 그룹스의 "새 대화"를 클릭하면 메일발송 창이 뜬다. 첨부그림 (9)-(10) 참고.

  '발신자(보낸사람)' 계정은 그룹메일 계정이 입력되고, combo box에서 내 사용자계정으로 변경할 수도 있다. 

   '수신자' 라는 항목은 없고, 뒤에 결과를 보면 알겠지만, 수신자는 기본적으로 이 그룹메일 계정이 되며,
   '참조(cc)'칸에 수신자메일주소들을 입력하는 것으로 수신자 목록 작성을 대신할 수 있다.
    제목과 내용을 작성하고, 첨부파일도 넣을 수 있다.

    '메시지 게시'를 클릭하면, 그룹메일의 대화목록에 메일이 표시가 되며,
    동시에 참조 수신자에게도 메일이 전달된다.

결과,

아래와 같이 개인메일에도 메일이 전달되었다.

그룹메일에 포함된 사용자들 모두 메일을 받는 것은 기본이고, 참조에 등록한 메일주소로도 메일이 발송되었다.

단점이 있다면, 숨은참조 기능을 쓸수가없는 점이 아쉽다

p.s 다른 방법도 있다. 2탄에서 계속